电子档案管理办法

电子档案管理办法

‌电子档案管理办法涉及电子文件的收集、积累、归档及电子档案管理的全过程，确保电子文件和电子档案的真实性、完整性、安全性和可用性。以下是电子档案管理的主要内容：电子档案的接收：系统应具备电子档案的在线和离线批量接收与处理功能，支持对电子档案的数量、质量和完整性进行检查，对不合格的进行标注。同时，系统应具备对电子档案进行登记的功能，支持电子档案数量的清点、内容和元数据有效性的验证，并为电子档案赋予唯一标识。电子档案的整理：系统应具备自动归类与排序、著录、标引等功能，形成电子档案目录并与电子档案相关联。此外，系统应具备批量格式转换功能，生成符合国家、行业相关标准的电子档案，以及维护电子档案各组成部分及相关数据信息之间的关联功能。电子档案的保存：系统应具备对电子档案及其目录数据库进行备份与恢复的功能，设置备份与恢复策略，制作备份数据，并对备份数据和介质进行登记、检测与管理。同时，系统应具备对电子档案存储状况的监控和警告功能，对存储介质不稳定、存储空间不足等情况发出警告。电子档案的利用：系统应具备依据利用需求生成电子档案利用库的功能，支持电子档案的检索、筛选和输出，为利用者提供符合国家标准格式的电子档案。同时，系统应具备多条件的模糊检索、精确检索和全文检索等功能，支持跨全宗、跨门类和递进检索，检索结果能够进行局部浏览和有选择性地进行输出。这些管理办法确保了电子档案的有效管理和长期保存，提高了档案管理效率和安全性，同时也适应了数字化时代的需求。‌